Quản lý đội xe cho thuê ô tô và xe máy

Ghi lại những thông tin phân biệt xe này với xe kia: biển số, số khung nếu có, hãng, mẫu, năm, màu, số km và trạng thái vận hành. Nếu nhiều xe tay ga giống hệt nhau được gộp chung một mẫu, cả nhóm vẫn phải biết chiếc nào đang được giao đi.

Thêm ảnh hiện tại, phụ kiện tiêu chuẩn và giá. Tách riêng giấy tờ đăng ký hoặc bảo hiểm mang tính riêng tư khỏi những bức ảnh xe hiển thị công khai.

Một chiếc xe có thể trông rất đẹp nhưng vẫn không cho thuê được vì đang được thuê, đã giữ chỗ, bị chặn hoặc đang bảo dưỡng. Hãy dùng trạng thái vận hành để quyết định xe có thể giao hay không, còn ghi chú và lịch sử tình trạng thì để đánh giá chất lượng kiểm tra xe.

Việc tách bạch này ngăn một lỗi rất phổ biến: xe hiện là còn trống chỉ vì tình trạng chung được đánh dấu tốt, trong khi nó đã có cam kết trên lịch.

Bảo dưỡng chiếm mất những ngày có thể bán được, nên hãy đưa nó lên cùng cái lịch với đơn đặt. Ghi rõ công việc, thời điểm dự kiến xong, thợ máy, phụ tùng và chi phí. Đừng mở lại lịch trống cho tới khi công việc thực sự hoàn tất.

Dùng số km, thời gian và khuyến nghị của nhà sản xuất phù hợp với từng xe. Một chút thời gian nằm xưởng có kế hoạch thường rẻ hơn nhiều so với việc xe hỏng giữa chừng khi khách đang thuê.

So sánh hiệu suất sử dụng, doanh thu, thời lượng thuê trung bình, chi phí bảo dưỡng và thời gian ngừng khai thác của từng xe. Một chiếc doanh thu cao vẫn có thể kém hiệu quả nếu nó ngốn nhiều lần sửa chữa hoặc nằm không vào mùa thấp điểm.

Hãy dùng dữ liệu vài tháng trước khi quyết định bán bớt hay mua thêm một mẫu xe. Tìm nhu cầu lặp lại được, chứ không phải một tuần xuất sắc bất thường.

Kiểm tra giấy tờ sắp hết hạn, bảo dưỡng trễ hẹn, những ngày bị chặn mà không có lý do, xe có số km cao, hư hỏng lặp lại và xe có lượng đơn đặt thấp bất thường.

Giao việc tiếp theo kèm hạn hoàn thành. Một báo cáo đội xe chỉ có giá trị khi nó thay đổi quyết định về bảo dưỡng, giá, lịch trống hoặc việc mua thêm xe.

Rà từng chiếc xe theo cùng bộ trạng thái vận hành: sẵn sàng, đã giữ chỗ, đang thuê, sắp trả, chờ kiểm tra, đang bảo dưỡng hoặc bị chặn. Xác nhận rằng lịch trống công khai và việc tiếp theo của đội khớp với chiếc xe ngoài thực tế.

Ghi số km, tình trạng, thời gian ngừng khai thác và doanh thu vào những mốc thời gian nhất quán. Một chiếc xe trông có vẻ chạy liên tục vẫn có thể kém hiệu quả khi tính cả ngày bảo dưỡng, thời gian quay vòng và các khoản chưa thu.

So sánh các xe trong cùng phân khúc và cùng mùa. Theo dõi số ngày sẵn sàng, số ngày được thuê, doanh thu đã hoàn tất, chi phí trực tiếp và thời gian ngừng khai thác ngoài dự kiến, thay vì dựa vào cảm nhận chung rằng mẫu nào đang được ưa chuộng.

Lưu lý do cho mỗi lần chặn xe hoặc đưa xe đi bảo dưỡng. Theo thời gian, những nguyên nhân lặp lại sẽ cho thấy xe nào, nhà cung cấp nào hay cách vận hành nào đang làm giảm năng lực cho thuê.

Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.

BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.

Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.