Cách quản lý một doanh nghiệp cho thuê xe máy hoặc ô tô

Dùng cùng bộ giai đoạn cho cả khách online lẫn khách đến trực tiếp: hỏi thông tin, chờ duyệt, đã xác nhận, đang thuê, hoàn tất hoặc đã huỷ. Mỗi giai đoạn phải nói cho cả nhóm biết hiện tại sự thật là gì và việc tiếp theo là gì.

Tránh những trạng thái không chính thức chỉ tồn tại trong trí nhớ của một người. Nếu còn thiếu tiền cọc hoặc còn giấy tờ phải kiểm tra, hãy ghi lại thành một việc hoặc ghi chú nhìn thấy được, đồng thời giữ trạng thái chính của đơn thuê nhất quán.

Hồ sơ thuê phải trả lời được những câu mà đồng nghiệp sẽ hỏi nếu bạn vắng mặt: ai thuê, chính xác là chiếc nào, khi nào và ở đâu, đã hứa những gì, đã thanh toán bao nhiêu, đã kiểm tra giấy tờ nào, và còn việc gì chưa xong.

Gắn phụ kiện, bảo hiểm, tiền cọc, chi phí phát sinh, ghi chú lúc nhận xe, ghi chú lúc trả xe và tin nhắn của khách vào cùng hồ sơ đó. Cách này giảm tranh cãi và giúp bàn giao ca nhanh hơn hẳn.

Đầu ngày, rà lại các lượt nhận xe, trả xe, đơn thuê trễ hạn, các khoảng chặn để bảo dưỡng và những yêu cầu chưa xác nhận của hôm nay. Cuối ngày, xác nhận rằng mọi lượt xe ra vào, mọi khoản thanh toán và mọi thay đổi trạng thái đều đã được ghi nhận.

Những buổi rà soát này chỉ cần mười phút. Mục đích là bắt được ngoại lệ khi nhóm vẫn còn kịp xử lý, chứ không phải để tạo thêm một cuộc họp.

Dùng một danh sách kiểm tra lặp lại được: danh tính và bằng lái, điều kiện đã ký, khoản thanh toán hoặc tiền cọc, mức nhiên liệu hoặc pin, số km, hư hỏng sẵn có, phụ kiện, giờ nhận xe và thời điểm trả dự kiến.

Khi nhận lại xe, hãy đối chiếu đúng những mục đó, chỉ ghi thêm chi phí khi có lý do rõ ràng, cập nhật lịch trống của xe, và mở ngay một phiếu bảo dưỡng nếu chiếc xe chưa nên cho thuê tiếp.

Chỉ nhìn doanh thu có thể che mất một đội xe đang nhàn rỗi hoặc xuống cấp. Hãy xem cùng lúc hiệu suất sử dụng, doanh thu trên mỗi xe, thời lượng thuê trung bình, số lần huỷ, số lần trả trễ, thời gian xe nằm xưởng và các khoản chưa thu.

Bắt đầu bằng một buổi rà soát hằng tuần. Chọn thay đổi một điểm vận hành, ví dụ chỉnh giá một chiếc xe kém hiệu quả hoặc chặn thời gian bảo dưỡng cho sát thực tế, rồi đo kết quả trước khi đổi năm thứ cùng lúc.

Viết ra điều kiện kích hoạt, người phụ trách, hạn chót và bằng chứng hoàn thành cho mỗi việc quan trọng. Một quy trình hữu ích phải nói rõ ai cập nhật đơn thuê, cần có thông tin gì và người tiếp theo sẽ thấy gì, chứ không chỉ là “kiểm tra đơn đặt”.

Thử quy trình vào lúc bàn giao xe đông khách và sau giờ làm việc. Nếu nhân viên phải dựa vào tin nhắn riêng hay trí nhớ mới biết bước tiếp theo, quy trình vẫn còn lỗ hổng thông tin.

Xem lại những việc bị bỏ sót, việc làm trùng, cập nhật muộn và những câu hỏi của khách phải trả lời hai lần. Mỗi ngoại lệ nên giúp cải thiện quy trình chung thay vì sinh ra thêm một cách làm tạm bợ.

Giữ buổi rà soát ngắn gọn và dựa trên bằng chứng. Chọn một lỗi lặp lại, thay đổi quy trình, giao người phụ trách và kiểm chứng kết quả trong tuần kế tiếp.

Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.

BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.

Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.