Cách quản lý doanh nghiệp cho thuê xe từ xa

Chủ cửa hàng nên thấy các yêu cầu mới, tin nhắn chưa ai trả lời, các lượt nhận và trả xe hôm nay, đơn đang chạy và đơn quá hạn, xe còn trống, các khoảng chặn để bảo dưỡng, và những khoản thanh toán chưa xong.

Hãy để khung nhìn xoay quanh việc cần làm. Trên điện thoại, một báo cáo dài không hữu ích bằng một danh sách ngắn những thứ cần quyết ngay bây giờ.

Quy định ai được xác nhận đơn, đổi giá, duyệt gia hạn, hoàn tiền, đổi trạng thái xe và xử lý hư hỏng. Hãy ghi rõ hạn mức, để nhân viên không phải chờ cho những quyết định thông thường, cũng không vượt quá quyền của mình.

Dùng tài khoản riêng cho từng người và ghi lại các thay đổi quan trọng. Dùng chung mật khẩu sẽ xoá sạch trách nhiệm và khiến việc thay đổi nhân sự an toàn trở nên khó khăn.

Cảnh báo tức thì hữu ích nhất cho cơ hội bán hàng mới, tin nhắn khách chưa ai trả lời, thay đổi quan trọng của đơn thuê, các lượt bắt đầu, trả xe và những việc quá hạn. Công việc thường ngày đã xong thì để trong lịch sử hoạt động là đủ.

Hãy chuẩn bị phương án dự phòng khi chủ không phản hồi được. Quản lý từ xa sẽ thất bại nếu mọi ngoại lệ vẫn phụ thuộc vào một người duy nhất.

Rà kết quả theo từng ca: số yêu cầu nhận được, thời gian phản hồi, số đơn đã xác nhận, các lượt nhận, các lượt trả, ngoại lệ, xe bị chặn và các khoản thanh toán. Hãy hỏi về những bản ghi thiếu hoặc mâu thuẫn, thay vì đòi cập nhật liên tục qua chat.

Hãy thử hệ thống bằng cách rời đi trong một khoảng thời gian đã lên kế hoạch. Mỗi cuộc gọi phải thực hiện chỉ để biết một dữ kiện thông thường đều cho thấy một quy trình còn thiếu trạng thái hoặc người phụ trách rõ ràng.

Rà từng chiếc xe theo cùng bộ trạng thái vận hành: sẵn sàng, đã giữ chỗ, đang thuê, sắp trả, chờ kiểm tra, đang bảo dưỡng hoặc bị chặn. Xác nhận rằng lịch trống công khai và việc tiếp theo của đội khớp với chiếc xe ngoài thực tế.

Ghi số km, tình trạng, thời gian ngừng khai thác và doanh thu vào những mốc thời gian nhất quán. Một chiếc xe trông có vẻ chạy liên tục vẫn có thể kém hiệu quả khi tính cả ngày bảo dưỡng, thời gian quay vòng và các khoản chưa thu.

So sánh các xe trong cùng phân khúc và cùng mùa. Theo dõi số ngày sẵn sàng, số ngày được thuê, doanh thu đã hoàn tất, chi phí trực tiếp và thời gian ngừng khai thác ngoài dự kiến, thay vì dựa vào cảm nhận chung rằng mẫu nào đang được ưa chuộng.

Lưu lý do cho mỗi lần chặn xe hoặc đưa xe đi bảo dưỡng. Theo thời gian, những nguyên nhân lặp lại sẽ cho thấy xe nào, nhà cung cấp nào hay cách vận hành nào đang làm giảm năng lực cho thuê.

Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.

BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.

Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.