Cách ngăn trùng đơn trong doanh nghiệp cho thuê xe
Trùng đơn hiếm khi chỉ là vấn đề của cuốn lịch. Nó xảy ra khi hai kênh cùng hứa được một chiếc xe, khi một lượt giữ chỗ không được gán trạng thái rõ ràng, hoặc khi một chiếc xe đã bị chặn vẫn hiện là còn trống với người khác.
By the BikeYa team
Dùng một nguồn dữ liệu duy nhất cho mọi kênh
Yêu cầu từ website, cuộc trò chuyện WhatsApp, cuộc gọi và khách đến trực tiếp đều phải kết thúc ở cùng một bản ghi đặt xe. Một bảng tính thứ hai hay một cuốn lịch riêng sẽ tạo ra phiên bản lịch trống thứ hai, và sớm muộn một trong hai sẽ sai.
Gán trạng thái cho mọi yêu cầu: hỏi thông tin, chờ quyết định, đã xác nhận, đang chạy, hoàn tất hoặc đã huỷ. Nhân viên phải thấy được ngày đó mới chỉ được hỏi hay đã thực sự bị giữ, mà không cần mở lại tin nhắn cũ.
Xác định chính xác khi nào một chiếc xe hết trống
Hãy quyết định xem một yêu cầu mới có tạm giữ xe không, và nếu có thì trong bao lâu. Một yêu cầu chưa thanh toán hay chưa có giấy tờ bắt buộc không nên chặn chỗ vô thời hạn, nhưng xác nhận cùng một chiếc xe cho hai khách còn tệ hơn nhiều.
Hãy chặn thời gian bảo dưỡng, kiểm định, chủ xe sử dụng và di chuyển xe, y như với đơn thuê của khách. Lịch trống là khả năng bàn giao được một chiếc xe sẵn sàng, chứ không đơn thuần là một ô trống giữa hai ngày.
- Đặt quy tắc hết hạn cho yêu cầu chờ duyệt
- Tính cả thời gian chuẩn bị và kiểm tra khi nhận lại xe
- Chặn thời gian bảo dưỡng và các mục đích không phải cho thuê
- Ghi đúng chiếc xe hoặc một phân khúc xe được kiểm soát
Xử lý các yêu cầu trùng thời điểm một cách nhất quán
Khi hai khách cùng xin khoảng ngày chồng nhau, hãy dùng một quy tắc ưu tiên rõ ràng, chẳng hạn ai hoàn tất điều kiện xác nhận trước, chứ không phải ai được nhân viên nào đó trả lời trước trong một cuộc chat riêng. Hãy đề xuất một chiếc xe hoặc ngày thay thế thật sự khả thi trước khi từ chối yêu cầu thứ hai.
Lưu lại cả yêu cầu ban đầu lẫn quyết định. Lịch sử xung đột sẽ cho thấy một phân khúc nào đó cần thêm xe, một quy tắc giữ chỗ đang quá dài, hay nhân viên đang xác nhận ngoài quy trình đã thống nhất.
Chạy một lượt soát xung đột mỗi ngày
Rà các lượt nhận xe hôm nay, các lượt trả dự kiến, yêu cầu chờ duyệt, xe bị chặn và lịch bảo dưỡng. Rồi quét bảy ngày tới để tìm những khoảng quay vòng quá sát và những đơn đặt vẫn chưa được gán xe.
Nếu mọi bản ghi đều cập nhật, năm phút là đủ cho lượt soát này. Nếu việc đối chiếu mất cả tiếng, nghĩa là thông tin vẫn còn nằm rải rác ở quá nhiều nơi.
Cuốn lịch an toàn nhất không phải cuốn nhiều màu nhất, mà là cuốn được mọi kênh cập nhật trước khi ai đó hứa gì với khách.
Thử toàn bộ hành trình khách hàng trên điện thoại
Bắt đầu từ nơi khách bắt đầu: một kết quả Google, phần tiểu sử Instagram hay TikTok, tin nhắn từ đối tác, liên kết cửa hàng BikeYa đã chia sẻ hoặc mã QR đã in. Quét hoặc mở nó trên điện thoại, chọn ngày, so sánh xe còn trống, xem giá và gửi một yêu cầu thật.
Ghi lại mọi điểm mà thông tin bị thiếu, lặp lại hoặc mâu thuẫn. Sửa bước gây khó chịu nhất trước, rồi lặp lại bài kiểm tra với một chiếc xe không còn trống, một yêu cầu gửi lúc nửa đêm và một khách quay lại.
- Khách có xem được lịch trống trước khi nhắn tin không?
- Đơn vị giá, tiền cọc và giấy tờ bắt buộc đã rõ ràng chưa?
- Yêu cầu có đủ chi tiết để trả lời lần đầu cho hữu ích không?
- Cửa hàng có nhận và xác nhận yêu cầu ngay lập tức không?
Dùng một bảng theo dõi chuyển đổi gọn nhẹ
Theo dõi số lượt truy cập hoặc cuộc trò chuyện đi tới bước tìm ngày, chọn xe, gửi xong yêu cầu, đơn thuê được xác nhận và đơn thuê hoàn tất. Con số này cho thấy vấn đề nằm ở khâu được tìm thấy, lịch trống chưa rõ, phản hồi chậm hay quy trình xác nhận.
Tách số liệu theo nguồn và theo thiết bị trước khi kết luận. Đừng tăng ngân sách quảng cáo trong khi những yêu cầu nghiêm túc đang bị mất vì trả lời trễ hoặc lịch chưa cập nhật.
Hãy cải thiện từng bước một. Thêm lưu lượng không sửa được một hành trình đặt xe mà khách không hiểu hoặc không tin tưởng.
Từ lúc đăng ký tới đơn đặt trực tuyến đầu tiên chỉ trong vài phút
Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.
BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.
Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.
- Từ đăng ký tới một cửa hàng nhận đặt được chỉ trong vài phút
- Chia sẻ liên kết cửa hàng trên Instagram, TikTok, Google, WhatsApp và các kênh khác
- Để khách quét mã QR của cửa hàng và tự nhập đơn đặt
- Nhận thông báo tức thì về yêu cầu, tin nhắn, lượt nhận và trả xe
- Tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm điều khoản cửa hàng tuỳ chỉnh được
- Dùng cửa hàng trực tuyến, quản lý đơn thuê và quản lý xe miễn phí vĩnh viễn
Bắt đầu nhận yêu cầu trực tuyến trực tiếp ngay hôm nay. BikeYa không cộng thêm hoa hồng vào các đơn đặt qua cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có thể ngăn trùng đơn bằng Google Calendar không?+
Một cửa hàng nhỏ có thể bắt đầu từ đó, nhưng chỉ khi mọi kênh và mọi nhân viên đều cập nhật ngay lập tức. Một hệ thống chuyên cho ngành cho thuê an toàn hơn khi lịch trống, yêu cầu, bảo dưỡng và việc gán xe cần những trạng thái khác nhau.
Yêu cầu chưa xác nhận có nên chặn xe không?+
Chỉ theo đúng một quy tắc giữ chỗ đã ghi thành văn. Hãy dùng thời hạn ngắn và cho khách biết cần làm gì để xác nhận.
Cẩm nang này là thông tin vận hành mang tính tổng quát. Hãy kiểm tra quy định hiện hành và điều khoản của nhà cung cấp áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.