Cách dùng lời nhắc cho lúc bắt đầu thuê và lúc trả xe
Một lời nhắc có giá trị khi nó đến đủ sớm để thay đổi được kết quả và nói rõ người nhận phải làm gì. Nhắc lại mọi sự kiện trên lịch mà không kèm bối cảnh chỉ tập cho nhân viên thói quen phớt lờ cảnh báo.
By the BikeYa team
Tính ngược từ thời điểm bàn giao
Với lúc bắt đầu thuê, hãy chọn thời điểm nhắc còn đủ chỗ để kiểm tra, vệ sinh, đổ xăng hoặc sạc, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp giao xe. Một thông báo trước giờ nhận xe năm phút không thể cứu một chiếc xe vẫn còn ở nơi khác.
Với lúc trả xe, hãy chừa thời gian để liên hệ khách, chuẩn bị lượt kiểm tra kế tiếp và bảo vệ đơn đặt theo sau. Dùng khoảng nhắc trước khác nhau cho việc trả tại cửa hàng, đi thu xe tận nơi và thu hồi ở xa.
Đặt luôn việc cần làm vào bên trong lời nhắc
Hiển thị khách, chiếc xe, giờ đã hẹn, địa điểm và yêu cầu còn dang dở. Nối cảnh báo tới bản ghi đơn thuê, để người nhận cập nhật hoặc nhắn tin được ngay mà không phải đi tìm.
Gửi cảnh báo tới đúng người đang phụ trách việc đó. Những người khác vẫn có thể nhìn thấy, nhưng một việc được giao cho tất cả mọi người thì ai cũng dễ dàng để đó.
- Chiếc xe và khách hàng
- Giờ bắt đầu hoặc giờ trả theo lịch
- Địa điểm và người chịu trách nhiệm giao xe
- Khoản thanh toán, giấy tờ hoặc việc chuẩn bị còn thiếu
Cập nhật lời nhắc khi đơn thuê thay đổi
Một lần gia hạn đã duyệt, một địa điểm trả khác hay một chiếc xe thay thế đều phải cập nhật vào các cảnh báo sắp tới. Thông báo cũ rất nguy hiểm khi nó bảo nhân viên đi thu một chiếc xe không còn tới hạn.
Giữ lịch sử nhìn thấy được về việc ai đổi lịch và đổi khi nào. Trạng thái mới nhất đã xác nhận của đơn thuê phải là thứ điều khiển lời nhắc, lịch trống công khai và việc kiểm tra đơn đặt kế tiếp.
Chỉ leo thang khi việc vẫn chưa được làm
Đừng nhắc lại những việc đã xong. Hãy leo thang khi một việc chuẩn bị còn treo, khi giờ bắt đầu đã qua mà chưa bàn giao, hoặc khi giờ trả đã qua mà chưa hoàn tất và cũng không có thay đổi nào được duyệt.
Mỗi tuần hãy rà lại những cảnh báo bị phớt lờ. Điều chỉnh thời điểm, người phụ trách và nội dung trước, rồi mới nghĩ tới việc thêm thông báo.
Chuyển lời khuyên thành một quy trình vận hành dùng chung
Viết ra điều kiện kích hoạt, người phụ trách, hạn chót và bằng chứng hoàn thành cho mỗi việc quan trọng. Một quy trình hữu ích phải nói rõ ai cập nhật đơn thuê, cần có thông tin gì và người tiếp theo sẽ thấy gì, chứ không chỉ là “kiểm tra đơn đặt”.
Thử quy trình vào lúc bàn giao xe đông khách và sau giờ làm việc. Nếu nhân viên phải dựa vào tin nhắn riêng hay trí nhớ mới biết bước tiếp theo, quy trình vẫn còn lỗ hổng thông tin.
- Xác định sự kiện khởi động công việc
- Giao cho một người phụ trách kèm hạn chót thực tế
- Ghi kết quả vào hồ sơ đơn thuê hoặc hồ sơ xe
- Làm cho việc tiếp theo hiện rõ với người kế tiếp
Rà soát quy trình mỗi tuần
Xem lại những việc bị bỏ sót, việc làm trùng, cập nhật muộn và những câu hỏi của khách phải trả lời hai lần. Mỗi ngoại lệ nên giúp cải thiện quy trình chung thay vì sinh ra thêm một cách làm tạm bợ.
Giữ buổi rà soát ngắn gọn và dựa trên bằng chứng. Chọn một lỗi lặp lại, thay đổi quy trình, giao người phụ trách và kiểm chứng kết quả trong tuần kế tiếp.
Mục tiêu không phải là thêm giấy tờ, mà là bớt đi những quyết định phụ thuộc vào trí nhớ, tin nhắn riêng hay một nhân viên duy nhất.
Từ lúc đăng ký tới đơn đặt trực tuyến đầu tiên chỉ trong vài phút
Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.
BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.
Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.
- Từ đăng ký tới một cửa hàng nhận đặt được chỉ trong vài phút
- Chia sẻ liên kết cửa hàng trên Instagram, TikTok, Google, WhatsApp và các kênh khác
- Để khách quét mã QR của cửa hàng và tự nhập đơn đặt
- Nhận thông báo tức thì về yêu cầu, tin nhắn, lượt nhận và trả xe
- Tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm điều khoản cửa hàng tuỳ chỉnh được
- Dùng cửa hàng trực tuyến, quản lý đơn thuê và quản lý xe miễn phí vĩnh viễn
Bắt đầu nhận yêu cầu trực tuyến trực tiếp ngay hôm nay. BikeYa không cộng thêm hoa hồng vào các đơn đặt qua cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Lời nhắc nhận xe nên đến trước bao lâu?+
Hãy dùng đúng khoảng thời gian mà quy trình chuẩn bị thật sự cần. Nhiều cửa hàng thấy hiệu quả với một lượt rà trước một ngày, cộng thêm một lời nhắc ngắn ngay trước lúc bàn giao.
Khách có nên nhận lời nhắc không?+
Nhắc khách có ích khi quy định về sự đồng ý và liên lạc cho phép, nhưng nhân viên vẫn cần những lời nhắc vận hành riêng cùng người phụ trách rõ ràng.
Cẩm nang này là thông tin vận hành mang tính tổng quát. Hãy kiểm tra quy định hiện hành và điều khoản của nhà cung cấp áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.