Cách trả lời yêu cầu thuê xe nhanh hơn ngay trên điện thoại

Một thông báo hữu ích phải nêu được khách là ai, xin những ngày nào, chiếc xe nào và loại yêu cầu gì. Người mở nó phải vào thẳng được cuộc trò chuyện chung hoặc bản ghi đặt xe, chứ không phải lục qua vài ứng dụng.

Hãy bảo vệ sự tập trung bằng cách tách riêng yêu cầu bán hàng mới, tin nhắn khách và các nhắc việc vận hành. Cả ba đều có thể gấp, nhưng cần cách xử lý và người phụ trách khác nhau.

Xác nhận ngày, chiếc xe hoặc phương án thay thế, bối cảnh giá, giấy tờ cần có và bước tiếp theo cụ thể. Nếu câu trả lời cuối cần người ở cửa hàng, hãy xác nhận đã nhận yêu cầu và nêu một mốc thời gian phản hồi thực tế.

Lưu sẵn vài đoạn trả lời ngắn về tiền cọc, giao xe và giấy tờ, rồi cá nhân hoá phần gợi ý. Khách nhận ra ngay khi một mẫu trả lời phớt lờ chiếc xe hay câu hỏi mà họ đã chọn.

Hãy quy định cửa hàng có nhận yêu cầu ban đêm không, cảnh báo nào vẫn bật, và khi nào khách nên mong đợi một câu trả lời từ người thật. Một khung thời gian phản hồi trung thực tốt hơn việc tỏ ra như mọi yêu cầu đều được xác nhận ngay.

Với đội nhóm, hãy luân phiên người phụ trách và kiểm tra quyền nhận thông báo vào đầu ca. Với chủ cửa hàng làm một mình, hãy dùng cảnh báo ưu tiên kèm một câu xác nhận ngắn giữ lại yêu cầu của khách.

Theo dõi thời gian tới phản hồi hữu ích đầu tiên, thời gian tới quyết định về lịch trống, và thời gian tới lúc xác nhận. Một biểu tượng cảm xúc hay lời chào gửi thật nhanh không nên được tính là đã giải quyết, nếu khách vẫn chưa có câu trả lời.

So sánh tỷ lệ chốt theo khoảng thời gian phản hồi và theo nguồn yêu cầu. Nghiên cứu InsideSales năm 2021 cho thấy lợi thế chuyển đổi rất lớn ở những lần liên hệ trong năm phút đầu, nhưng mỗi cửa hàng vẫn nên đo trên chính khách và quy trình của mình.

Viết ra điều kiện kích hoạt, người phụ trách, hạn chót và bằng chứng hoàn thành cho mỗi việc quan trọng. Một quy trình hữu ích phải nói rõ ai cập nhật đơn thuê, cần có thông tin gì và người tiếp theo sẽ thấy gì, chứ không chỉ là “kiểm tra đơn đặt”.

Thử quy trình vào lúc bàn giao xe đông khách và sau giờ làm việc. Nếu nhân viên phải dựa vào tin nhắn riêng hay trí nhớ mới biết bước tiếp theo, quy trình vẫn còn lỗ hổng thông tin.

Xem lại những việc bị bỏ sót, việc làm trùng, cập nhật muộn và những câu hỏi của khách phải trả lời hai lần. Mỗi ngoại lệ nên giúp cải thiện quy trình chung thay vì sinh ra thêm một cách làm tạm bợ.

Giữ buổi rà soát ngắn gọn và dựa trên bằng chứng. Chọn một lỗi lặp lại, thay đổi quy trình, giao người phụ trách và kiểm chứng kết quả trong tuần kế tiếp.

Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.

BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.

Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.