Cách theo dõi các lượt nhận và trả xe

Rà các lượt nhận xe của ngày mai theo giờ, địa điểm và chiếc xe. Xác nhận các yêu cầu với khách, trạng thái thanh toán, hướng dẫn giao xe, mức nhiên liệu hoặc pin, và người chịu trách nhiệm bàn giao.

Đánh dấu những hồ sơ còn thiếu trước khi khách tới nơi. Việc chạy đi tìm giấy tờ vào phút chót làm khách phải chờ và khiến bằng chứng về tình trạng xe kém tin cậy hơn.

Lúc bàn giao, hãy ghi giờ, số km, mức nhiên liệu hoặc pin, tình trạng xe, ảnh chụp, thiết bị đi kèm và các điều khoản đã chấp nhận. Cả nhân viên lẫn khách phải hiểu giống nhau về giờ trả dự kiến và cách liên hệ khi có thay đổi.

Chỉ chuyển đơn sang trạng thái đang chạy khi chiếc xe thực sự đã rời cửa hàng hoặc đã được giao tới. Một sự kiện trên lịch chưa chứng minh rằng quyền giữ xe đã chuyển.

Danh sách đơn đang chạy phải cho thấy giờ trả dự kiến, liên hệ của khách, chiếc xe đã gán và mọi lần gia hạn đã thoả thuận. Nhân viên không nên phải lục lại cuộc chat gốc mới biết xe nào tới hạn hôm nay.

Hãy ghi lại thay đổi ngay khi được thống nhất. Một lần gia hạn chỉ tồn tại trong tin nhắn sẽ làm lịch trống sai và có thể gây xung đột với đơn đặt kế tiếp.

Ghi giờ trả thực tế, số km, mức nhiên liệu hoặc pin, tình trạng mới, thiết bị bị thiếu và các khoản còn nợ. Rồi quyết định chiếc xe đã sẵn sàng hay cần vệ sinh, kiểm tra, bảo dưỡng hoặc đánh giá hư hỏng.

Chỉ hoàn tất đơn thuê khi các vấn đề về tiền và về xe đều đã có người phụ trách. Cách này giữ lịch sử sạch sẽ mà vẫn để những việc chưa xong hiện rõ.

Rà từng chiếc xe theo cùng bộ trạng thái vận hành: sẵn sàng, đã giữ chỗ, đang thuê, sắp trả, chờ kiểm tra, đang bảo dưỡng hoặc bị chặn. Xác nhận rằng lịch trống công khai và việc tiếp theo của đội khớp với chiếc xe ngoài thực tế.

Ghi số km, tình trạng, thời gian ngừng khai thác và doanh thu vào những mốc thời gian nhất quán. Một chiếc xe trông có vẻ chạy liên tục vẫn có thể kém hiệu quả khi tính cả ngày bảo dưỡng, thời gian quay vòng và các khoản chưa thu.

So sánh các xe trong cùng phân khúc và cùng mùa. Theo dõi số ngày sẵn sàng, số ngày được thuê, doanh thu đã hoàn tất, chi phí trực tiếp và thời gian ngừng khai thác ngoài dự kiến, thay vì dựa vào cảm nhận chung rằng mẫu nào đang được ưa chuộng.

Lưu lý do cho mỗi lần chặn xe hoặc đưa xe đi bảo dưỡng. Theo thời gian, những nguyên nhân lặp lại sẽ cho thấy xe nào, nhà cung cấp nào hay cách vận hành nào đang làm giảm năng lực cho thuê.

Tạo tài khoản BikeYa, thêm xe, ảnh, giá và quy tắc đặt, thế là cửa hàng cho thuê trực tuyến đã sẵn sàng để chia sẻ chỉ sau vài phút. Mỗi doanh nghiệp có liên kết cửa hàng riêng: đặt nó lên Google, website doanh nghiệp, Instagram, TikTok, Facebook, WhatsApp, email và tin nhắn gửi đối tác, để khách quan tâm đến thẳng những chiếc xe có thật thay vì lại rơi vào một cuộc trò chuyện rời rạc.

BikeYa cũng tạo sẵn mã QR cho cửa hàng. In ra để ở quầy, dán lên xe, tờ rơi, quầy lễ tân khách sạn hay ấn phẩm của đối tác, hoặc chia sẻ ảnh mã QR qua mạng xã hội. Khách quét mã, mở cửa hàng, xem lịch trống và giá theo thời gian thực, rồi gửi yêu cầu đặt ngay từ điện thoại.

Ứng dụng di động báo cho cửa hàng ngay khi có yêu cầu mới từ web và tin nhắn của khách, sau đó nhắc cả nhóm về các thay đổi của đơn thuê, thời điểm bắt đầu và lịch trả xe. Về phần hồ sơ, BikeYa tự động tạo phiếu tóm tắt hoặc biên nhận kèm thông tin khách, xe, ngày, khoản phí và các khoản thanh toán đã ghi nhận. Điều khoản của cửa hàng rất dễ tuỳ chỉnh và được đính kèm trong tài liệu thuê.